מופע לאירוע חברה: מה מתאים לכנס, לערב גיבוש ולהשקה

מופע לאירוע חברה צריך לעבוד מול קהל שלא בחר להיות יחד באותו חדר: מנהלים ועובדים חדשים, אנשים בני 25 ובני 60, דתיים וחילונים, ולפעמים גם אורחים מחו״ל. מה שמצחיק קבוצת חברים בשישי בערב יכול להביך חצי מהאולם בכנס של יום שלישי, ולכן הבחירה מתחילה מהשאלה מה האירוע, ורק אחר כך מה המופע.

את כל סוגי המופעים אפשר לראות בעמוד המופעים והרקדניות לאירועים. כאן נעבור על ההתאמה שלהם לאירועים עסקיים.

הטבלה הבאה היא נקודת התחלה. היא מסכמת עד כמה כל מופע מתאים לארבעה סוגים נפוצים של אירועי חברה, ומה צריך לבדוק לפני שבוחרים בו.

כנס או יום עיון: פתיחה של כמה דקות

בכנס הקהל יושב בשורות, מחזיק כוס קפה ומחכה לנאום הראשון. מופע של חצי שעה כאן הוא טעות, כי הוא דוחה את התוכן שבשבילו אנשים הגיעו. מה שעובד הוא פתיחה של שלוש עד שבע דקות, שמעירה את האולם ומסמנת שהיום מתחיל.

הפתיחה החזקה ביותר בכנס היא לרוב רקדנים סמויים. הם יושבים בין המשתתפים עם תג שם, ובשנייה שהמנחה עולה לבמה הם קמים בזה אחר זה ומתחילים מופע קצר. אנשים צוחקים, מצלמים, וכשהמופע נגמר הקשב כבר אצל המנחה. מופע לד בחושך לפני הנאום הראשון הוא חלופה טובה כשרוצים משהו מרשים ופחות משתף.

בכניסה לכנס, בזמן ההרשמה והקפה, פסלים חיים עושים עבודה מצוינת. הם לא מפריעים לתור, הם יוצרים תמונות, והם נותנים לאירוע תחושה של משהו שהושקעה בו מחשבה.

ערב חברה: מופע אחרי הארוחה ורחבה בסוף

ערב חברה דומה יותר לאירוע פרטי. יש קבלת פנים, ארוחה, לפעמים נאומים או חלוקת פרסים, ובסוף רחבה. כאן אפשר לבנות תוכנית של שניים או שלושה מופעים לפי שלבי הערב, בדומה לתוכנית המופעים של חתונה, אבל עם תשומת לב מיוחדת לקהל.

המופע המרכזי מתאים אחרי המנה העיקרית ואחרי הנאומים, לא לפניהם. מופע שבא לפני נאום של המנכ״ל גונב לו את האנרגיה, ומופע שבא אחריו סוגר את החלק הרשמי ופותח את החלק הכיפי. רקדנים סמויים, מופע ברזילאי עם נוצות או מופע אש בחצר מתאימים כאן במיוחד.

לגבי הרחבה, כדאי להיות כנים: בהרבה אירועי חברה אנשים לא רוקדים, או רוקדים רק אחרי שהמנהלים הלכו. רקדניות על הרחבה יכולות לשנות את זה, אבל רק אם יש כבר כמה אנשים שמוכנים לקום. אם אתם לא בטוחים, עדיף להשקיע במופע מרכזי טוב ולא בסבב ארוך על רחבה ריקה.

ערב גיבוש: שיתוף ולא צפייה

בערב גיבוש המטרה היא שהצוות יעשה משהו יחד, במקום לשבת ולצפות. סדנת ריקוד קצרה של 20 עד 30 דקות, עם זוג רקדנים סלוניים שמלמדים כמה צעדי לטינו, היא אחת הדרכים הכי פשוטות להוציא אנשים מהשגרה. בסוף הסדנה המדריכים מעלים מופע קצר, והצוות מצטרף לחלק האחרון שלו.

חשוב שההשתתפות תהיה מרצון. תמיד יש מי שלא אוהב לרקוד מול אנשים מהעבודה, ומי שמכריחים אותו יזכור את הערב לרעה. מדריך טוב יודע לבנות את הסדנה כך שמי שרוצה נכנס למרכז, ומי שלא רוצה מוחא כפיים מהצד ועדיין מרגיש חלק.

השקה: מופע שמצטלם טוב

בהשקה של מוצר, של משרד חדש או של מותג, המופע עובד בשביל המצלמות לא פחות מאשר בשביל הקהל. כניסה מוארת עם לד, פסלים חיים בעמדה של המוצר, או מופע אש בחוץ בשעת החשיכה נותנים תמונות שהצוות יוכל להשתמש בהן אחר כך. אפשר גם לבקש תלבושות בצבעי המותג, ומה שאפשרי תלוי בזמן שנשאר עד האירוע.

בהשקה כדאי לתאם את המופע עם מי שמצלם ועם מי שמנהל את הרשתות החברתיות של החברה. רגע של שלוש דקות שצולם טוב שווה יותר ממופע של עשרים דקות שלא צולם כמו שצריך.

מה בדרך כלל שואלים לפני אירוע חברה

אפשר להתאים את המופע לקהל דתי?

כן. בוחרים מופעים כמו פסלים חיים, מופע לד או רקדנים סמויים, ומתאמים תלבושות צנועות. חשוב לספר על זה כבר בפנייה הראשונה, כדי שהתוכנית תיבנה מההתחלה בהתאם.

כמה זמן נמשך מופע פתיחה בכנס?

בין שלוש לשבע דקות. זה מספיק כדי להעיר את האולם, ולא מספיק כדי לעכב את התוכנית המקצועית של היום.

האם אפשר להזמין מופע למשרד?

אפשר, אם יש חלל פנוי גדול מספיק, למשל לובי או חדר ישיבות גדול שמפנים. במשרד לא מזמינים מופעי אש, ועדיף לתאם מראש עם מנהל הבניין לגבי רעש ותאורה.

מתי כדאי להזמין לאירועי סוף שנה וחגים?

בתקופות שבהן חברות רבות עושות אירוע באותו שבוע, כמו לפני ראש השנה, בחנוכה ולקראת סוף השנה האזרחית, כדאי לסגור חודש עד חודשיים מראש. התאריכים של ימי חמישי נתפסים ראשונים.

מה עושים אם חלק מהעובדים לא רוצים להשתתף בסדנה?

לא מכריחים. מי שלא רוצה לרקוד יכול לצלם, לעודד או להצטרף רק לתנועה האחרונה, וזה לגמרי בסדר.

אפשר לשלב מופע בארוחת צהריים ולא בערב?

כן. מופעים כמו פסלים חיים, רקדנים סמויים או סדנת ריקוד עובדים גם באור יום. מופעי לד ואש צריכים חושך, ולכן מתאימים פחות לאירוע צהריים.

מה לכתוב בבריף למופע

הבריף הוא ההודעה הראשונה ששולחים, והוא לא צריך להיות ארוך. מה שחשוב שיופיע בו:

• סוג האירוע, התאריך והשעה, וגם מה קורה לפני המופע ואחריו;
• מספר משתתפים וטווח הגילים;
• רגישויות של הקהל: דתיים, אורחים מחו״ל, מנהלים בכירים;
• המקום וההגבלות שלו: אש, רעש, שעת סיום, גישה לבמה;
• האם רוצים שהקהל ישתתף או רק יצפה;
• צבעים, לוגו או מוצר שרוצים לשלב;
• איש קשר אחד ביום האירוע, ועדיף שזה לא יהיה מי שמנחה את הערב.

אחרי בריף כזה נוכל לחזור אליכם עם הצעה ותוכנית תוך זמן קצר. השלבים שאחרי, מהתיאום עם ההפקה ועד היום עצמו, מתוארים בעמוד שמסביר איך מזמינים.

שלוש מסקנות לפני שבוחרים

ראשית, מופע לאירוע חברה נבחר לפי הקהל הכי רגיש באולם, ולא לפי הקהל הכי שמח. אם המופע מתאים לשולחן של המנהלים הוותיקים, הוא כמעט תמיד יתאים גם לכל השאר.

שנית, קצר עדיף. בכנס מספיקות חמש דקות, בערב חברה מופע מרכזי ולכל היותר עוד מופע קצר בקבלת הפנים, ובערב גיבוש סדנה ומופע סיום. מעבר לזה התוכנית מתחילה להתחרות בנאומים ובאוכל.

שלישית, התיאום חשוב כמו המופע. מנחה, צלם, איש תאורה ומנהל המקום צריכים לעבוד לפי אותו לוח זמנים, וכשכולם מכירים אותו, גם מופע פשוט נראה כמו חלק מתוכנן היטב של הערב.